Privacyverklaring
Cementum Coaching hecht grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft. Wij handelen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Artikel 1 – Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?
De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:
Artikel 2 – Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de dienstverlening verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens:
Contactgegevens en identiteitsgegevens:
- Voor- en achternaam
- Zakelijke en/of privé e-mailadres
- Telefoonnummer
- Naam en adres van de organisatie
- Functietitel
Gegevens voor de dienstverlening:
- Coachingsvraag en -doelstelling zoals gedeeld in intakegesprek of intakeformulier
- Verslagen en notities van sessies (voor zover opgesteld en gedeeld)
- Voortgangsgegevens en bevindingen gedurende het traject
- Factuur- en betalingsgegevens (naam, adres, factuurnummer, betaaldatum)
Het verstrekken van uw contact- en dienstverleningsgegevens is een noodzakelijke (contractuele) voorwaarde om het coachingstraject met u te kunnen starten. Zonder deze gegevens kunnen wij de diensten niet leveren.
Websitegebruik:
- Technische gegevens via het contactformulier op www.cementumcoaching.nl (naam, e-mail, bericht)
Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens, BSN, of strafrechtelijke gegevens). Indien tijdens een traject bijzondere persoonsgegevens (waaronder gezondheidsgegevens) worden gedeeld, verwerken wij deze uitsluitend op basis van uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene conform artikel 9 lid 2 sub a AVG. Wij vragen hiervoor voorafgaand schriftelijk toestemming.
Artikel 3 – Voor welke doeleinden en op welke grondslag?
| Categorie | Doel | Rechtsgrondslag (AVG) | Gerechtvaardigd belang | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|---|
| Contactgegevens en identiteitsgegevens & Gegevens voor de dienstverlening | Uitvoering van de coachings- of adviesovereenkomst | Uitvoering overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) | 2 jaar na afronding traject | |
| Contactgegevens en identiteitsgegevens | Facturering en financiële administratie | Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG) | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) | |
| Websitegebruik/analytics | Functioneel websitegebruik | Toestemming of Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) | Het verzamelen van geanonimiseerde gebruikersinzichten ten behoeve van website-optimalisatie en foutdetectie. De website www.cementumcoaching.nl plaatst geen cookies. | |
| Contactformulierdata | Beantwoorden van contactverzoeken | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) | Het efficiënt kunnen beantwoorden en afhandelen van uw vragen of verzoeken. | 1 jaar na laatste contact |
| Gegevens voor de dienstverlening | Verbetering van de dienstverlening (anoniem) | N.v.t. (geanonimiseerd) | Anoniem, geen termijn |
Artikel 4 – Delen wij gegevens met derden?
- Wij verkopen of verhuren uw persoonsgegevens nooit aan derden.
Wij kunnen gebruik maken van verwerkers (zoals een boekhoudprogramma of e-maildienst). Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten conform de AVG. Wij maken gebruik van de volgende categorieën verwerkers, met wie wij een verwerkersovereenkomst hebben gesloten:
- Videovergaderingsdienst voor online coaching (Zoom: opslag ingesteld op EER, end-to-end versleuteling)
- Beveiligd berichtenverkeer (SecuDoc: end-to-end versleuteling)
- Documentbeheersysteem (Nextcloud: server binnen Europa)
- E-maildienst (Soverin: Nederlandse aanbieder, opslag in Europa)
- Boekhoudsoftware (Moneybird: Nederlandse aanbieder, opslag bij AWS binnen Europa)
- Contactformulierdienst (Brevo: gevestigd binnen de Europese Economische Ruimte)
Wij verstrekken uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de betreffende dienst.
- In het geval dat een opdrachtgever (organisatie) een coachingstraject inkoopt voor een medewerker (coachee), verstrekken wij geen inhoudelijke informatie over sessies aan de opdrachtgever, tenzij de coachee hiervoor uitdrukkelijk schriftelijke toestemming heeft gegeven.
- Wij verstrekken gegevens aan derden indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
- Indien wij gebruik maken van dienstverleners die gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken, zorgen wij voor passende waarborgen conform de AVG, zoals door gebruik te maken van standaardcontractbepalingen (SCCs) of leveranciers die onder een adequaatheidsbesluit vallen.
Artikel 5 – Hoe beveiligen wij uw gegevens?
Cementum Coaching neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of vernietiging.
Technische maatregelen:
- Online sessies vinden plaats via een platform met end-to-end versleuteling (E2EE); dataopslag is ingesteld op servers binnen de Europese Economische Ruimte.
- Coachingsdossiers en sessienotities worden versleuteld opgeslagen via een documentbeheersysteem met servers binnen Europa.
- Beveiligd berichtenverkeer verloopt via een platform met end-to-end versleuteling.
- Toegang tot alle platforms wordt beveiligd met tweefactorauthenticatie (2FA).
Organisatorische maatregelen:
- Uitsluitend Marieke Tomeij-Blom heeft toegang tot coachingsdossiers en sessienotities.
- Persoonsgegevens worden niet ingevoerd in AI-tools of toepassingen die niet als verwerker zijn aangemerkt en waarvoor geen verwerkersovereenkomst is gesloten.
- Met alle dienstverleners die namens ons persoonsgegevens verwerken zijn verwerkersovereenkomsten gesloten.
- Bewaartermijnen worden actief gehandhaafd; gegevens worden verwijderd zodra de bewaartermijn is verstreken.
- Bij een vermoeden van een datalek handelen wij conform de wettelijke meldplicht.
Artikel 6 – Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:
- Recht op inzage – u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
- Recht op rectificatie – u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
- Recht op gegevenswissing – u kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen, voor zover geen wettelijke bewaarplicht geldt.
- Recht op beperking van verwerking – u kunt verzoeken de verwerking tijdelijk te beperken.
- Recht op dataportabiliteit – u kunt uw gegevens in een gangbaar formaat opvragen.
- Recht van bezwaar – u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
- Recht op intrekking van toestemming – voor zover verwerking op toestemming berust, kunt u die altijd intrekken zonder dat dit de rechtmatigheid van eerdere verwerking aantast.
U kunt uw verzoek indienen via info@cementumcoaching.nl. Wij reageren binnen vier weken. Indien u van mening bent dat wij uw gegevens niet conform de AVG verwerken, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Artikel 7 – Cookies en website
De website www.cementumcoaching.nl plaatst geen cookies.
Artikel 8 – Wijzigingen
Cementum Coaching behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is te raadplegen via www.cementumcoaching.nl. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij actieve cliënten per e-mail.
Cementum Coaching | info@cementumcoaching.nl | www.cementumcoaching.nl